数字を使う伝え方

皆様、こんにちは。片岡です。

少し前に東洋経済のコラムで気になったものがあったので
皆さんにご紹介したいと思います。

それは、今回のタイトルでもある「数字を使う伝え方」です。
簡単だと思われるかもしれないのですが実は意外に実践してる人が少ないそうです。

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①情報と数字をサンドイッチ形式にして報告する


たとえば、入社1年目の新人が、上司に対して前週のウェブサイトのアクセス状況を報告する場面を想像してください。
次のような報告に、上司はどのような印象を持つでしょうか?

「前々週よりもけっこう増加しています」

これだけでも状況を報告したことにはなります。しかし、いったいどれくらい増加したのかわかりません。

では、次のような報告だとどうでしょうか?


「第1週目の総PV数は約100。それに対して第6週は120です。」
数字が入ったことで、先ほどよりも具体的になりました。

ですが、これは「数字を使った報告」で最も多い失敗例です。

「前週のウェブサイトのアクセス状況を報告して」と頼んでいるのに、「数字」しか伝えられなければ、上司は「状況」を
把握することができません。つまり、これでは報告になっていないのです。ただ数字を読み上げるだけなら、
資料を見れば済むことです。

そこで、情報で数字を挟んで状況が一瞬でわかるように伝えます。

「順調です。第5週の総PV数は約1000。それに対して第6週は1280。約20%増。
トップページのレイアウトを変えたことが奏功したと考えられます」


情報A:まず相手が把握したいこと(順調です)
数字 :それを裏付ける具体的なデータ(第5週の総PV数は約1000~)
情報B:それに対して自分はどう考えているのか(レイアウトを変えたことが奏功した)


この報告は、「情報→数字→情報」の順、つまり、2つの情報で数字を挟み込んだサンドイッチ形式になっています。

「昨日の売り上げはいくら?」といった具体的な数字そのものを尋ねられたときを除けば、
報告を求める上司は「数字」が知りたいのではなく、「状況」が知りたいはずです。良いか悪いか、
できているのかできていないのか、今でなければならないのか後でもいいのか、
そういったことが知りたいので、まずはその疑問に答えることが必要です。
あまりに定番ですが、「まずは結論から」ということです。
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上記の方法は、特に入社1年目の方にというものですが、冒頭でも述べたように意外とできていそうでできていないものだそうです。
自分自身の業務でまさしくあてはまる会議時で報告する際、「数字で伝える」という意識をもって今後も取り組みたいと思います。

それでは。

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